Soorten meldingen
- MIC — Melding Incident Cliënt: medicatiefout, val, agressie van cliënt, vermissing, verslikking, decubitus.
- MIM — Melding Incident Medewerker: prikaccident, agressie tegen medewerker, val tijdens werk.
- MIP — Melding Incident Patiëntenzorg (vooral ziekenhuis).
- VIM / FONA — Veilig Incident Melden / Fouten, Ongevallen en Near-Accidents: synoniemen die per instelling worden gebruikt.
- Calamiteit — ernstige niet-beoogde gebeurtenis; verplicht melden bij IGJ.
- Datalek — meldplicht bij Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur.
Wanneer melden?
Meld zo snel mogelijk na ontdekking — bij voorkeur binnen 24 uur. Meld ook:
- Bijna-incidenten (near-misses): de fout werd op tijd onderschept.
- Onverwachte verergering van toestand met onduidelijke oorzaak.
- Materiele schade die invloed kan hebben op veiligheid.
- Gebeurtenissen die je 'niet pluis' vond, ook zonder gevolgen.
Cultuur, geen verwijt
Wat hoort er in een MIC-melding?
- Datum, tijdstip, locatie van het incident.
- Cliëntgegevens (volgens systeem; geen overbodige NAW).
- Type incident (categorie volgens organisatie).
- Feitelijke beschrijving (5 W's: wat, waar, wanneer, wie, hoe).
- Directe actie en wie geïnformeerd is (arts, familie, leidinggevende).
- Gevolgen voor cliënt: lichamelijk, psychisch, materieel.
- Mogelijke oorzaken (zonder schuldtoewijzing).
- Suggesties ter voorkoming.
De PRISMA-analyse
Voor ernstige of terugkerende incidenten gebruikt de organisatie een PRISMA-analyse. Een team kijkt naar:
- Technische factoren — materiaal, apparatuur, IT.
- Organisatorische factoren — protocollen, bezetting, communicatie.
- Menselijke factoren — kennis, vaardigheid, attitude.
- Cliëntgerelateerde factoren — gedrag, mobiliteit, conditie.
Uitkomst is een verbeterplan met concrete acties, eigenaar en termijn. De cliënt en/of vertegenwoordiger wordt geïnformeerd over de uitkomst.
Calamiteiten en de IGJ
Een calamiteit is volgens de Wkkgz een niet-beoogde gebeurtenis met (mogelijk) overlijden of ernstig schadelijk gevolg. De zorgaanbieder meldt binnen 3 werkdagen bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) en doet binnen 8 weken (verlengbaar) een uitgebreid onderzoeksrapport.
- De melding bij IGJ doet de bestuurder of een aangewezen functionaris.
- Jij als begeleider levert de feitelijke informatie aan via de interne melding.
- Houd notities en eventueel bewijsmateriaal direct vast (niet weggooien, niet bewerken).
- Wees voorbereid op een gesprek met onderzoekers — feitelijk, eerlijk, geen interpretaties achteraf.
Het gesprek met cliënt en familie
De Wkkgz verplicht openheid. Een verantwoordelijke (vaak teammanager) voert het gesprek; jij als betrokken begeleider kunt aanwezig zijn. Wat aan bod komt:
- Wat is er feitelijk gebeurd?
- Wat zijn de gevolgen voor de cliënt?
- Welke directe acties zijn ondernomen?
- Welke onderzoek volgt en wanneer wordt er teruggekoppeld?
- Verontschuldiging waar passend.
Veelgestelde vragen
Wat is een MIC, MIM en MIP?
MIC = Melding Incident Cliënt (cliëntgebonden incident: medicatie, val, agressie). MIM = Melding Incident Medewerker (incident waar de medewerker bij betrokken is, bijv. prikaccident). MIP = Melding Incident Patiëntenzorg (vergelijkbaar met MIC, vooral in ziekenhuizen). Sommige instellingen gebruiken ook FONA of VIM.
Wanneer moet ik een incident melden?
Bij elke onbedoelde gebeurtenis met (mogelijk) gevolg voor cliënt of medewerker: medicatiefout, val, agressie, vermissing, verslikking, prikaccident, bijna-incidenten en agressie naar collega's. Ook bijna-incidenten: zo voorkom je herhaling.
Wat is een calamiteit en wie meldt die?
Een calamiteit is een niet-beoogde gebeurtenis tijdens de zorgverlening met (vermoedelijk) overlijden of ernstig schadelijk gevolg. De zorgaanbieder is verplicht binnen 3 werkdagen te melden bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). De bestuurder of een aangewezen functionaris doet de melding — niet de begeleider zelf.
Wat is een PRISMA-analyse?
PRISMA (Prevention and Recovery Information System for Monitoring and Analysis) is een analysemethode om de oorzaken van een incident te achterhalen. Een team kijkt naar techniek, organisatie, mens en cliëntfactoren, en formuleert verbeteringen. Niet straf, wel leren.
Moet ik de cliënt of familie informeren?
Ja. De Wkkgz verplicht openheid bij incidenten. Cliënt en/of vertegenwoordiger worden geïnformeerd over wat er gebeurd is, wat de gevolgen zijn en welke verbeteringen volgen. Dit gesprek wordt gevoerd door een verantwoordelijke en vastgelegd in het dossier.